Les avantages du télésecrétariat pour une entreprise

Les avancées technologiques permettent de délocaliser différentes tâches au sein d’une entreprise. Parmi elles figure le secrétariat. Économique et pratique, le télésecrériat présente divers autres avantages.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ? 

Le télésecréariat englobe toutes les tâches de secrétariat, mais si elles sont effectuées de manière délocalisée. Le/la télésecrétaire réalise ses missions depuis son domicile s’il travaille en freelance ou depuis la plateforme d’un centre d’appels. Ce professionnel peut assurer l’accueil téléphonique et la gestion des rendez-vous et de l’agenda de l’entreprise client. Il peut également s’acquitter des tâches administratives comme la rédaction de compte-rendu. 

Quels sont les avantages de recourir à un service de télésecrétariat ? 

Une meilleure organisation en interne 

Les travaux de secrétariat sont indispensables, mais ils prennent du temps. Pour des collaborateurs assignés à un autre poste, gérer les appels, prendre les rendez-vous, etc. ne leur permettent pas de se focaliser entièrement sur leur mission principale. En déléguant ces tâches, ils se dégagent du temps, se consacrent au cœur de métier de l’entreprise et participent ainsi pleinement à son développement. En confiant les tâches de secrétariat à un prestataire, le chef d’entreprise assure également la continuité de ce service même en cas d’absence de l’assistante, et même en dehors des horaires habituels de bureau. Un praticien qui fait appel à un service de telesecretariat medical à MADAGASCAR ou dans un autre pays peut se consacrer entièrement à ses patients. 

Une prestation de qualité 

Un télésecrétaire qu’il travaille en indépendant ou au sein d’un centre d’appels est un professionnel rompu aux missions du secrétariat. Il a suivi une formation spécifique lui permettant d’effectuer toutes les tâches qui incombent à ce poste. Il dispose de tout l’équipement indispensable aux travaux de télésecrétariat. Il est à l’aise avec les outils de traitement de textes, de collaboration et de partage. 

Un service sur mesure 

Le service de télésecrétariat s’adapte aux besoins de l’entreprise cliente. Ainsi, il est possible de faire appel à un(e) télésecrétaire de manière ponctuelle si la secrétaire en interne part en congé ou si elle est absente pour toutes autres raisons. La collaboration peut bien sûr être établie de manière permanente. L’entreprise donneur d’ordre est aussi libre de choisir les tâches qu’elle souhaite déléguer. Ainsi, le(la) télésecrétaire peut prendre en charge l’accueil téléphonique et la gestion des rendez-vous, mais la mise à jour des bases de données et la relance des factures peuvent être réalisées en interne par exemple. 

Une option plus abordable 

Recruter un(e) secrétaire demande un investissement plus ou moins important pour l’achat du matériel nécessaire. L’entreprise devra également s’acquitter des charges salariales et sociales. En choisissant de délocaliser son secrétariat, elle rémunère le prestataire pour les tâches effectuées. Le freelancer et le centre d’appels sont déjà équipés. 

Une image améliorée 

Avec un(e) télésecrétaire disponible et réactif(ve), l’accueil des clients est améliorée, surtout si ce professionnel se charge de la gestion des appels entrants. L’accueil téléphonique est en effet le premier contact du client avec l’entreprise. Une réception d’appels de qualité participe beaucoup à la satisfaction client.